¿Cómo iniciar un proyecto correctamente?

¿Qué es la gestión de proyectos?

Cuando comenzamos un proyecto nos enfrentamos a muchos requisitos que van desde el presupuesto, los insumos que vamos a necesitar, los lineamientos, tiempos de entrega y por supuesto el producto final.  Si queremos garantizar que nuestro futuro proyecto sea exitoso es necesario que se cumplan los objetivos definidos y para poder tener un esquema completo y bien organizado de todo lo que se necesita es necesario usar una gestión de proyectos, pero, ¿A qué nos referimos cuando hablamos de esto? Cuando hablamos de gestionar un proyecto nos referimos a integrar y coordinar todos los elementos que se engloban en cada proyecto, como actividades a realizar, cronogramas de trabajo, recursos, equipo, delegación de actividades y por supuesto la comunicación con las y los integrantes seleccionados.

Al adoptar un enfoque de gestión de proyectos encontraremos grandes ventajas como la de tener una vista general del panorama en el que se encuentra nuestro trabajo, así como el camino por el que va y el presupuesto que hasta el momento hemos aplicado en él, permitiéndonos evaluar situaciones que podrían presentar una oportunidad o un riesgo que tal vez no debamos correr.

Un proyecto está compuesto por 3 representantes indispensables:

Project Leader: Líder del proyecto que estará encargado de supervisar, planificar, gestionar y coordinar todas las actividades, recursos y presupuesto implementando.

Sponsor: Es un grupo de personas, o una persona, que definen el proyecto y llevan la comunicación con las partes interesadas con la finalidad de facilitar los recursos necesarios.    

Stakeholder: Con este concepto nos referimos a las y los involucrados en el proyecto, es decir participantes encargados de diversas actividades a la hora de la ejecución.

Y por 5 etapas que a continuación te mencionamos:

-Inicio: Se define la visión, objetivos, descripción general del proyecto y a las personas que participaran en el proyecto. Para iniciar un proyecto de manera correcta lo primero que debes hacer es un Business Case (Caso de negocios) esto te permitirá justificar el proyecto, así como analizar y medir su rentabilidad y riesgos. Después debes definir tus objetivos SMART: 

• S: Especifico, pregúntate sí es claro y conciso.
• M: Medible, pregúntate sí se puede cuantificar.
• A: Alcanzable, pregúntate sí es posible realizarlo.
• R: Relevante, pregúntate sí esta alienado con la estrategia planteada y qué valor e impacto va a generar.
• T: Tiempo, acuerda fechas para la entrega final, así como la previa para la revisión.

-Planificación: Estructuración del proyecto, es decir, se defienden plazos de entrega, presupuesto y recursos necesarios para la implementación. Aquí es importante contemplar la tiple restricción: Costo, tiempo y alcance.

-Ejecución: En esta fase se implementa el plan del proyecto para poder comenzar a trabajar en el producto entregable (previamente definido. Realiza un cronograma que determine los tiempos de ejecución de cada actividad y considera una ruta crítica que determine la cantidad de actividades a realizar, la duración de cada una de ellas, los riesgos y la flexibilidad de cada una. Esto nos permitirá generar un cronograma más realista y adecuado a las características de nuestro proyecto.

-Desempeño/ Seguimiento: La supervisión del progreso es lo primordial en esta etapa, se determinan medidas correctivas (en caso de ser necesarias) y se actualiza que el plan original marche en orden.  Aquí es necesario que te asegures de que la ejecución de todas las actividades se esté dando de forma correcta, organiza juntas de seguimiento donde se revisen los puntos más relevantes, establezcan acuerdos y si se presenta algún problema busque soluciones rápidas y eficientes.

-Cierre: La etapa final de nuestro proyecto, se obtiene el resultado o producto entregable para aprobación del cliente, dando por terminada la operación completa. Arma tu presentación donde incluyas el planteamiento del proyecto, objetivo, resultados y las lecciones aprendidas.

Esto te permitirá tener un balance de todo lo realizado en la ejecución de tu proyecto, así como los posibles puntos a mejorar para el siguiente reto. No olvides que todo lo que se planifica y estructura nos da resultados organizados y satisfactorios.