¡Pasos para crear un plan de mantenimiento preventivo!

Optimiza el funcionamiento de tus equipos con este plan 

Así como tienes un plan para tus próximas vacaciones, también es indispensable que cuentes con plan de mantenimiento preventivo para tu negocio, esto te permitirá tener un protocolo de acción en caso de alguna falla, pero, lo más importante te permitirá prevenir y te ayudará a tener un mejor control en todos los aspectos. Sabemos de sobra que es inevitable que nuestros equipos sufran desgastes o averías debido al uso constante y esto puede resultar muy caro, pero no te preocupes aquí te contamos paso a paso todo lo que necesitas para crear tu plan de mantenimiento que te ayude a “prevenir” e incluso contemplar el costo que tendrá reparar algún detalle.

• ¿Qué quiero conseguir? Define prioridades y objetivos: Aunque parezca obvio sino delimitamos los objetivos y definimos las prioridades en las que nos centraremos no podremos avanzar en la construcción de un plan de mantenimiento efectivo. Responde estas preguntas básicas ¿Qué quieres prevenir o evitar? ¿Cuál es la finalidad de contar con un plan de mantenimiento?  ¿Cuento con las herramientas necesarias para la aplicación de un mantenimiento preventivo? ¿Cuento con el personal técnico necesario para que la implementación del plan de mantenimiento funcione correctamente?, para poder responder todas estas interrogantes es necesario que incluyas y revises tanto las actividades rutinarias (el trabajo que se lleva a cabo día a día), actividades que estén planificadas para realizarte en cierto periodo y las actividades programadas que son poco utilizadas.
• Ten actualizado tu inventario y haz una lista de tareas: Enumera todos los activos (los equipos con los que cuentas y cuales son la prioridad para recibir mantenimiento), organízalos por grupos, para que cuando necesites consultarlo sea más fácil encontrarlo. Este inventario debe estar acompañado por las características básicas de cada aparato, así como las recomendaciones dadas por el fabricante, el plazo de su garantía (sí todavía está vigente) expediente de mantenimiento, es decir si previamente se le realizo algún tipo de servicio, en qué consistió, quien lo realizo, si se remplazó alguna pieza etc. Por último, debes señalar su nivel de criticidad, es decir, categorizar el equipo con base a la función que desempeña, si es prioridad o no.

Ejemplo:

Para realizar este inventario puedes utilizar algún software que te ayude a facilitar tanto el almacenamiento de la información como su acceso a esta, Excel siempre será una buena opción, pero también existen otros (algunos de licencia libre) que funcionan de maravilla para esta actividad.

• Designa un presupuesto y organiza el calendario de mantenimiento: Al definir un presupuesto para el desarrollo del plan de mantenimiento podemos definir las acciones concretas, considera la frecuencia recomendada para darle mantenimiento a tus equipos, sí será necesaria la contratación de ciertos servicios o personal etc., a la vez que estableces fechas o periodos específicos para realizar el mantenimiento en cada área.
• Crea los KPIs para evaluar tus resultados: Establecer los KPIs (Indicador clave de desempeño) nos permitirá evaluar la eficacia de nuestro plan de mantenimiento y a la vez nos permitirá ajustar algunas cosas para que el desempeño mejore, entre los datos que debes considerar a la hora de establecer KPIs están:
  1. Tiempo invertido para reparar problemas                                                                            
  2.  Índice de cumplimiento de mantenimiento                                                                         
  3. Eficacia general del equipo                                                                                                 
  4. Costo total del mantenimiento                                                                                           

  5. Retorno de la inversión

• Implementación y seguimiento: Llegamos a la parte de la ejecución de todas las tareas programada y de escoger que tipo de mantenimiento le daremos a los equipos, no sin antes notificarles a nuestros colaboradores (por medio de un correo previo donde les informamos del calendario programado para realizar mantenimiento). En este paso documentamos los Procedimientos Estándar de Operación (SOP), es decir llevamos un registro detallado de cada tarea y actividad del mantenimiento para después corroborar que se cumplieron nuestros KPIs previamente establecidos.  

Recuerda que el objetivo principal de implementar un plan de mantenimiento preventivo es ahorrar tiempo y dinero, prevenir fallas y maximizar la productividad, no lo tomes a la ligera y si lo consideras necesario asesórate para construir un plan preventivo sólido y adaptado al 100% a las necesidades de tu empresa, con una flexibilidad alta que vaya adaptando a las necesidades que van surgiendo y que necesitamos cubrir.  Ahora que sabes cómo se elabora un plan preventivo ¿Qué esperas para implementarlo? No dejes pasar más tiempo, pon manos a la obra y organiza a tu aliado número uno, recuerda que un presupuesto equilibrado es un 80% preventivo y solo un 20% correctivo.